راهنمای جامع اهداف و وظایف روابط عمومی در سازمان برای موفقیت کسب و کار

هدف از ایجاد روابط عمومی در سازمان این است که بتوان با متقاعد کردن مخاطب‌ها یا افرادی که به هر نحوی با کسب و کار در ارتباط هستند، چهره مثبتی از برند ایجاد کرد. روابط عمومی، تلاش می‌کند که کسب و کارها در فضای مجازی و رسانه‌های مختلف، شهرت و وجهه خوبی داشته باشند تا علاوه بر افزایش فروش، بتوان مخاطب‌ها و مشتری‌های وفاداری را جذب کرد. اهداف و وظایف روابط عمومی در سازمان به گونه‌ای است که باید بر تمام بخش‌های مختلف کسب و کار آگاهی داشت تا بتوان رسالت روابط عمومی را اجرا کرد.

اما وظایف روابط عمومی در سازمان چیست؟ برای اینکه به این سوال پاسخ دهیم و درباره ابزار روابط عمومی اطلاعات بیشتری داشته باشید تا انتهای متن همراه ما باشید.

روابط عمومی چیست؟

روابط عمومی (PR) به عنوان ارتباطاتی که کسب و کارها با جامعه برقرار می‌کنند، تعریف می‌شود. حتی ارتباط با کارمند‌های سازمان هم در تعریف روابط عمومی جای دارد. در سازمان‌های بزرگ، ممکن است که تعداد کارمند‌ها بیش از ۱۰۰ نفر باشند و برای اینکه افراد ارتباط موثرتری با سازمان داشته باشند، نیاز است که مدیر روابط عمومی، بهترین ارتباطات را ایجاد کند. البته برای کسب اطلاعات کامل و جامع درباره روابط عمومی می‌توانید به مقاله راهنمای روابط عمومی در پابلیکا مراجعه نمایید.

روابط عمومی را می‌توان به چهار رکن اصلی تقسیم کرد که این موارد عبارتند از:

•  جستجوی مشکلات مشتری‌ها و مخاطب‌های برند
•  حل مشکلات درون سازمانی
•  بررسی اقدامات لازم برای برطرف کردن مشکلات تمام افراد در ارتباط با سازمان (مشتری، مخاطب، سرمایه گذارها، کارمندان)
•  بررسی تاثیرات حل مشکلات رخ داده برای سازمان یا مخاطب‌ها
  روابط عمومی در سازمان را می‌توان یک استراتژی شفاف بین برند و مخاطب‌ها دانست که منجر به حل مشکلات مختلف و ایجاد تصویر مثبت از محصولات یا خدمات برند می‌شود.

اهداف و وظایف روابط عمومی در سازمان چیست؟

روابط عمومی در سازمان نقش بسیار مفید و کلیدی دارد که بیشتر کسب و کارها به این نتیجه رسیده‌اند که از مدیران روابط عمومی برای بهبود روابط برند خود استفاده کنند. مدیریت روابط عمومی در داخل و خارج از سازمان، اهداف مختلفی را پیش‌رو دارد که نیاز به اجرای برخی از وظایف است. گستردگی اهداف در روابط عمومی سازمان ممکن است که با رقبا تفاوت داشته باشد اما مهم‌ترین اهداف و وظایف روابط عمومی در سازمان عبارتند از:

• ایجاد اعتماد به برند از سوی مخاطب‌ها و افزایش آشنایی مخاطب‌های از خدمات و محصولات
•  مدیریت بحران با روابط عمومی هنگام بروز مشکلات پیش آمده برای اعتبار برند
•  اطلاع رسانی داستان برند و ایجاد تصویر مثبت در ذهن مخاطب‌ها
•  برنامه‌ریزی دقیق برای افراد درون سازمان در جهت پیشبرد استراتژی‌های روابط عمومی
•  همکاری با رسانه‌ها و سایت‌های خبری برای اطلاع رسانی‌های برند
•  گزارش‌دهی از رویداد‌ها و فعالیت‌های مهم سازمان برای مخاطب‌ها و مشتری‌ها

هریک از این اهداف نیازمند اجرای یکسری وظایف، استراتژی و کمپین‌ روابط عمومی هستند که مدیر روابط عمومی در سازمان آن‌ها را برنامه‌ریزی می‌کند.

وظایف روابط عمومی در سازمان

وظایف روابط عمومی در سازمان به دسته‌بندی‌های مختلفی تقسیم می‌شود که هر یک برای ایجاد تصویر مناسب در ذهن مخاطب‌ها طراحی شده‌اند. کارشناس‌ها و متخصص‌های رشته روابط عمومی موظف هستند که با واحد‌های مختلف سازمان همکاری و همفکری داشته باشند تا در راستای اهداف سازمان، بهترین استراتژی‌های روابط عمومی را طراحی کنند. علاوه بر این، بررسی شرایط بحرانی سازمان بر عهده روابط عمومی بوده و نیاز است که با برنامه‌ریزی‌های مختلف برای حل مشکلات، اقدامات لازم را انجام داد. اما مهم‌ترین وظایف روابط عمومی در سازمان به شرح زیر هستند:

معرفی محصولات و خدمات

معرفی محصولات یا خدمات را می‌توان اولین و مهم‌ترین وظایف روابط عمومی دانست. برای اینکه معرفی محصول با موفقیت انجام شود باید با واحد‌های بازاریابی و تبلیغات سازمان در ارتباط بود تا مدیر روابط عمومی به طور کامل از روند معرفی محصولات اطلاع داشته باشد. بخش روابط عمومی می‌تواند با آگاهی از روند و برنامه‌ریزی واحد‌های تبلیغات سازمان، از ابزارهای مختلف در اختیار خود مانند: رسانه و ارتباط فیزیکی با افراد، استفاده کرده تا معرفی محصولات شایسته‌تر و اصولی‌تر صورت گیرند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره تاثیر این واحد بر بازاریابی به مقاله نقش روابط عمومی در بازاریابی مراجعه نمایید.

ارتباط با رسانه‌ها

ارتباط با رسانه‌ها را می‌توان از مهم‌ترین شرح وظایف روابط عمومی در سازمان دانست. سازمان‌هایی که به عنوان برند شناخته می‌شوند و تعداد مشتری‌های قابل توجهی دارند، باید برای برقراری با مخاطب‌ها و سایر افراد خارج از سازمان از رسانه استفاده کنند. مدیریت و چگونگی ارتباط با رسانه‌ها بر عهده بخش روابط عمومی است که با ایجاد تعامل بین شبکه‌ها یا وب سایت‌های خبری، برای دستیابی به اهداف سازمان تلاش می‌کند.
به طور مثال: هنگامی‌ که سازمان به اطلاع رسانی‌های مختلف یا تشریح تغییرات درون سازمانی نیاز دارد، می‌توان از رسانه‌های خبری استفاده کرد. حتی در مواقعی که شایعات یا ابهاماتی از محصولات یا خدمات برند رخ می‌دهد با برقراری ارتباط با رسانه‌ها، می‌توان توضیحات تکمیلی ارائه کرد.

ارتباط با مشتری‌ها

ارتباط با مشتری‌ها یکی از حساس‌ترین وظایف روابط عمومی در سازمان‌ها است. مهم است که بخش روابط عمومی درباره چگونگی برقراری ارتباط با مشتری‌ها اطلاعات کاملی داشته باشد. روابط عمومی به عنوان یک پل بین سازمان و مشتری‌ها است که متخصص‌های این حوزه با تخصص در مهارت‌های ارتباطی قوی برای پیشبرد اهداف سازمان تلاش می‌کنند.

پاسخگویی به موقع به مشتری‌ها، برقراری ارتباط با مشتری‌های شاکی و حل مشکلات آن‌ها از مهم‌ترین وظایف روابط عمومی در سازمان هستند. روابط عمومی باید از طریق ارتباط مناسب میزان رضایت مشتری‌ها را افزایش دهد.

ایجاد ارتباط موثر بین افراد درون سازمان

وظایف روابط عمومی تنها به برقراری ارتباط با مشتری‌ها خلاصه نمی‌شوند. بلکه برقراری ارتباط موثر بین افراد درون سازمان هم بر عهده بخش روابط عمومی است. واحد روابط عمومی باید همیشه تلاش کند که با کمک واحد منابع انسانی بهترین ارتباطات را بین افراد درون سازمان شکل دهد. هرچه ارتباط بین افراد درون سازمان بهتر باشد، اشتیاق برای انجام وظایف سازمانی هم بیشتر شده و احتمال بروز خطا و نابسامانی کمتر می‌شود.

کمک به سازمان برای خروج از بحران

هرچقدر هم که کارمندان سازمان وظایف خود را به خوبی انجام دهند، ممکن است که بحران یا شرایط اضطراری هم رخ دهد. شاید یک خبر محرمانه سازمان فاش شود یا رقبا برای خراب کردن چهره برند، اقداماتی را انجام دهند. در این شرایط باید تهدید‌های ایجاد شده را مدیریت کرد تا از وضعیت نامطلوب خارج شد. در نتیجه مدیریت بحران با روابط عمومی از طریق بیانیه‌های مطبوعاتی، ملاقات با مشتری‌ها یا فضای مجازی، شفاف سازی انجام می‌شود.

رصد نظرات مشتری‌ها و کاربرها

با توجه به اینکه واحد روابط عمومی موظف است که با مشتری‌های ارتباط برقرار کند، در نتیجه بررسی نظرات یا پیشنهادات آن‌ها هم بر عهده این بخش است. کارشناس‌های روابط عمومی در سازمان باید به صورت مداوم شبکه‌های اجتماعی برند، پلتفرم‌های مختلف، رسانه‌ها و تالارهای گفتگو را رصد کرده تا بهترین تصمیمات را برای سازمان اتخاذ کنند.

مسئولیت اجتماعی

سازمان‌ها برای اینکه چهره بهتری در جامعه و بین مشتری‌های خود داشته باشند به امور جامعه و انواع مسئولیت اجتماعی آگاه هستند. این واحد می‌داند که باید بخش بزرگی از فعالیت‌های و وظایف خود را به امور اجتماعی و دغدغه‌های افراد اختصاص دهد. مسئولیت‌های اجتماعی باید عام‌المنفعه باشند تا چهره برند در ذهن مخاطب‌ها مثبت باشد. در نتیجه کارشناس‌ها و کارمند‌های واحد روابط عمومی باید روابط خوبی با خیریه‌ها و سازمان‌های مردم نهاد ایجاد کنند.

رایزنی و مذاکره

رایزنی و مذاکره بخش مهمی ‌از وظایف روابط عمومی در سازمان است. واحد روابط عمومی برای اینکه بتواند فرصت‌های همکاری مختلفی ایجاد کند، نیاز است که مهارت کافی در برقراری ارتباط و مذاکره داشته باشد.
رایزنی با سرمایه‌دارها و سهام‌دارها جزو فعالیت‌ها و وظایف واحد روابط عمومی است تا کسب و کار، گسترش بیشتری داشته باشد و در نهایت منجر به سوددهی برای برند شود.

برگزاری رویدادهای مختلف

حضور در رویداد‌ها، همایش‌ها، سمینارها و نمایشگاه‌های مختلف جزو وظایف مهم روابط عمومی است که برای ایجاد ارتباط با مشتری‌ها صورت می‌گیرد. هرگونه برنامه‌ریزی برای شرکت در این رویدادها بر عهده کارشناس‌های روابط عمومی است تا فرصت همکاری با برند‌های دیگر هم فراهم شود.
رسالت روابط عمومی برای سازمان‌ها به خوبی مشخص است و برای ایجاد یک تصویر مثبت از برند به برنامه‌ریزی‌های مختلف برای روابط عمومی در بازاریابی، نیاز است.

مهارت‌های مدیر روابط عمومی در سازمان

یک مدیر روابط عمومی باید به وظایف واحد خود واقف باشد و بداند که نحوه ارتباط‌گیری با رسانه‌ها، مخاطب و حل مشکلات برند بر عهده تیم روابط عمومی است. حضور در رسانه‌ها یکی از ابزار‌های مهم و کاربردی است که باعث ایجاد ارتباط با جامعه می‌شود. اما برای اینکه یک مدیر روابط عمومی بتواند مهارت‌های خود را در رسانه به نمایش بگذارد، نیاز به نوشتن گزارش‌ها، سخنرانی‌ها و بیانیه‌های مختلف دارد. مهم است که با لحن برند آشنا باشد و در تمام صحبت‌های خود آن را رعایت کند.

می‌توان اینگونه بیان کرد که مدیر روابط عمومی با خبرگزاری‌ها و افراد مختلف تاثیرگذار در ارتباط است و باید برای گزارش‌های سالانه فعالیت سازمان، مهارت کافی داشته باشد. البته که مهارت‌های مدیریت روابط عمومی به این موارد ختم نمی‌شود، بلکه نیاز است با رسانه‌های گروهی و فضای مدیا هم آشنا بوده تا به خوبی از چهره برند مراقبت کند. احساس همدلی و شنیدن نظرات مشتری‌ها هم از دیگر مهارت‌هایی است که یک مدیر روابط عمومی سازمان باید به آن مسلط باشد تا هیجانات مختلف را کنترل کرد.

ابزارهای روابط عمومی در سازمان

واحد روابط عمومی برای اینکه بتواند به راحتی به مسئولیت‌های اجتماعی و سازمانی خود ثمر دهد، نیاز به یکسری ابزار دارد. ابزارهای روابط عمومی شامل موارد زیر می‌شوند:

گزارش‌

گزارش‌های سالانه به سهام‌دار‌ها، گزارش درباره عملکرد محصول به مشتری‌ها و گزارش مسئولیت‌های اجتماعی هریک جزو ابزارهای روابط عمومی است. با استفاده از این گزارش‌ها می‌توان سخنرانی‌های بهتری در رسانه ارائه کرده و تاثیرات مثبتی برای سازمان ایجاد کرد. البته گزارش‌های می‌توانند به صورت صوتی یا تصویری هم باشند که این موضوع متناسب با برنامه‌ریزی‌های بخش روابط عمومی سازمان تعیین می‌شود.

فعالیت‌های عمومی

مجموعه فعالیت‌هایی که برای عموم افراد در جامعه از طریق برند صورت می‌گیرد، به عنوان ابزار مهمی‌ برای معرفی کسب و کار شناخته می‌شوند. به طور مثال: احداث پل یا کمک به اقشار آسیب دیده جزو فعالیت‌های عمومی هستند که باعث ایجاد جایگاه ویژه برند در ذهن‌ها می‌شوند.

ابزارهای هویت برند

هر برندی یک هویت دارد که برای ماموریت و چشم‌انداز‌های مختلف فعالیت می‌کند. هر چه هویت برند بیشتر نمایش داده شود، بیشتر هم در ذهن‌ها ثتبیت می‌شود. بخش روابط عمومی سازمان‌ها می‌تواند هویت برند خود را در مکان‌های مختلف نشان دهد و به تصویر برند خود پایبند باشد.

سخنرانی

سخنرانی یکی از قدرتمند‌ترین ابزارهای مدیرهای روابط عمومی است که می‌توانند از طریق کلمات، مخاطب‌ها را تحت تاثیر قرار دهند. هر چه سخنرانی جذاب و گیراتر باشد، مخاطب بیشتری هم جذب خواهد شد.

اخبار

روابط عمومی می‌تواند با تدوین و انتشار اخبار مختلف درباره برند خود، افکار عمومی را با اتفاق‌های رخ داده در سازمان آگاه کند. انتشار خبر به قدری اهمیت دارد که بهتر است مهارت کافی در خبرنویسی داشت تا عملکرد سازمان را به خوبی در رسانه‌ها و فضای مجازی نشر داد.

رویداد

رویداد‌ها یکی از ابزار‌های در اختیار روابط عمومی هستند که باعث می‌شوند تا پتانسیل بازار و مشتری‌ها نشان داده شوند. بخش روابط عمومی با در اختیار داشتن برگزاری رویداد‌های مختلف، می‌تواند سازمان را به سمت اهداف خود پیش ببرد.

روابط عمومی در سازمان با پابلیکا

روابط عمومی در سازمان یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی است که هر برندی به آن احتیاج دارد. اما برای اینکه بتوان بهترین عملکرد را در اجرای وظایف روابط عمومی در سازمان برنامه‌ریزی کرد، نیاز به پیاده‌سازی استراتژی‌های مختلف است. پابلیکا به عنوان یکی از ارائه‌دهنده‌های خدمات روابط عمومی در کنار کسب و کار شما است تا تصویر مثبتی از برند خود ایجاد کنید.

با پابلیکا می‌توان تبلیغات موثر ایجاد کرد و برای برقراری با رسانه‌ها و پلتفرم‌های مختلف نگرانی نداشت. کارشناس‌های روابط عمومی پابلیکا با تخصص کافی در زمینه برقراری ارتباط با مشتری و مهارت کافی در مذاکره، می‌توانند اهداف سازمان شما را به بهترین شکل پیش ببرند. پابلیکا با ارائه کمپین‌های روابط عمومی و آگاهی دقیق از افق پیش‌روی کسب و کار شما، آمادگی مشاوره و هدف‌گذاری‌های متناسب با اهداف برند شما را دارد. کافی است که با کارشناس‌های این مجموعه در ارتباط بوده یا در صورت هرگونه سوال درباره رسالت روابط عمومی در انتهای همین متن و در قالب کامنت با ما در ارتباط باشید.