استراتژی روابط عمومی : ۷ عنصر و ۵ مرحله روابط عمومی استراتژیک

کسب و کارهای مختلف برای اینکه بتوانند پیام خود را به بهترین شکل به مخاطب برسانند باید استراتژی روابط عمومی‌ داشته باشند. روابط عمومی‌ یکی از مهم‌ترین بخش‌های یک سازمان است که برای ارتباط‌گیری بیشتر سازمان با مخاطب‌های مختلف در نظر گرفته شده است، در نتیجه مهم است که استراتژی‌های روابط عمومی‌ به گونه‌ای عمل کند که در راستای اهداف سازمان‌ها باشد. برقراری روابط تجاری بین سرمایه‌دارها، شرکای کسب و کار، مخاطب‌های هدف، مشتری‌ها و افراد مختلف همگی بر عهده روابط عمومی‌ است. اما روابط عمومی‌ استراتژیک چگونه عمل می‌کند؟ برای اینکه با استراتژی بازاریابی روابط عمومی‌ بیشتر آشنا شوید تا انتهای متن همراه ما باشید.

روابط عمومی‌ چیست؟

روابط عمومی‌ یا Public Relations یکی از موثرترین سمت شغلی در سازمان‌ها است که نیاز به تجربه و سواد کاری دارد. اینکه یک مدیر روابط عمومی‌ بتواند استراتژی بازاریابی مناسبی ایجاد کند تا در فضاهای آنلاین و آفلاین، تصویر مثبتی از برند در ذهن‌ها شکل گیرد بسیار مهم است. در حقیقت می‌تواند روابط عمومی‌ را اینگونه توصیف کرد که این بخش از سازمان باید ارتباط موثری با تمام اعضای کسب و کار داشته باشد تا به واکنش‌های مختلف مثبت یا منفی به درستی پاسخ دهد و تصویر مثبتی از برند در ذهن‌ها ایجاد کند.

البته روابط عمومی‌ ممکن است که در قالب‌های مختلفی مانند: ارائه مطالب در وبلاگ، کنفرانس‌های خبری، پست‌های شبکه‌های اجتماعی و مصاحبه با رسانه‌ها کار خود را پیش ببرد، اما مهم‌ترین موضوع این است که برای پیشبرد اهداف سازمان باید استراتژی‌های مختلفی اعمال کرد.پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی بیشتر با روابط عمومی و سازوکار و اهداف و وظایف آن ، مقاله روابط عمومی چیست را در پابلیکا حتما بخوانید.

استراتژی روابط عمومی‌ چیست؟

استراتژی روابط عمومی‌ همانند یک نقشه راه برای سازمان و کسب و کاری است که تلاش می‌کند تصویر بهتری از برند خود در ذهن مخاطب‌ها داشته باشد. با استراتژی روابط عمومی‌ می‌توان روابط مثبت ایجاد کرد و شهرت و اعتبار برند را تا حدود زیادی افزایش داد. به هر حال هر سازمانی باید برای برقراری ارتباط با مخاطب‌های خود مانند: مشتری‌ها، سهام‌دارها، رسانه‌ها و عموم افراد رویکردی داشته باشد تا به راحتی اهداف تعیین شده سازمان انتقال پیدا کنند. بهتر است که رویکرد‌های مهم مانند: برنامه‌های آینده برند، راهکارهای ارتباطی و تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت برای ارتباط بیشتر در اختیار مخاطب‌ها قرار گیرد تا هدفمندتر روابط را پیش برد.

چرا استراتژی روابط عمومی‌ مهم است؟

خب مشخص است که هر سازمانی بدون برنامه‌ریزی اصولی محکوم به شکست است! در نتیجه با تعیین استراتژی روابط عمومی‌ می‌توان کنترل برخی از امور مانند: رسانه و مردم را در اختیار داشت و به جای حاشیه رفتن به موضوعات مهم پرداخت. همیشه باید به این فکر کنید که رسانه‌ها و مردم ممکن است که شما را قضاوت کنند و برای دور ماندن از تهدید‌ها و ناعدالتی‌ها، باید برنامه‌ریزی برای ارتباط‌گیری با آن‌ها داشته باشید. در حقیقت یک روابط عمومی‌ با استراتژی‌های مشخص منتظر رسانه نمی‌ماند و از فرصت‌های مختلفی که برایش ایجاد شده است، نهایت استفاده را انجام می‌دهد.

منظور از روابط عمومی‌ استراتژیک چیست؟

استراتژی‌های روابط عمومی‌ به عناصر مختلفی تقسیم‌بندی می‌شود که نیاز است یک مدیریت روابط عمومی‌ به خوبی از آن آگاه باشد و نسبت به اعمال آن‌ها برنامه‌ریزی صحیحی داشته باشد. مهم‌ترین عناصر استراتژی روابط عمومی‌ به شرح زیر هستند:

هدف‌گذاری

در صورتی می‌توان یک استراتژی موفق داشت که ابتدا هدف از روابط عمومی‌ را مشخص کرد. اینکه برند یا کسب و کار چه چیزی از روابط عمومی‌ می‌خواهد باید از قبل مشخص شده باشد تا مدیریت روابط عمومی‌ بتواند متناسب با آن برای اهداف سازمان برنامه‌ریزی کند. همچنین اهداف سازمان ممکن است که در بخش‌های مختلف متفاوت باشد که هر کدام نیاز به استراتژی‌های مختلفی دارند. مهم‌ترین اهداف هر سازمانی عبارتند از:

• افزایش شناخت برند
•  افزایش رضایت مشتریان
•  افزایش رضایت کارمندان
•  مدیریت شایعات (قبل از اینکه تبدیل به یک بحران شوند)
•  شفافیت و کنترل بحران

هر یک از این موارد نیاز به استراتژی جداگانه‌ای دارند تا در برابر سوالات رسانه بتوان بهترین عملکرد را نشان داد. فرض کنید که برای افزایش شناخت برند نیاز به همکاری با یک رسانه را دارید، خب مشخص است که ابتدا باید از خودتان بپرسید که کار کردن با این نشریه چه سودی برای سازمان دارد؟ یا چه کمکی به ارزش برند می‌کند؟ حتی باید بدانید که چه محتوایی را برای مخاطب‌هایش منتشر می‌کند. با بررسی‌های مختلف می‌توانید به هدف خود یعنی شناخت بهتر برند کمک کنید.

شناسایی مخاطب

شناخت مخاطب یکی از اهداف مهم در استراتژی روابط عمومی‌ است که باید جدی گرفته شود، زیرا بیش از نیمی‌ از موفقیت شما به نوع ارتباطتان با مخاطب بستگی دارد. مهم است که بدانید مخاطب شما چه رده سنی دارد، جنسیت آن‌ها چیست یا چه علایقی و نیازهایی دارد. با بررسی این موارد می‌توانید برای بهبود روابط خود استراتژی‌های مختلفی ایجاد کنید. هر چه شما شناخت بیشتری از مخاطب داشته باشید، راحت‌تر می‌توانید بازارهای هدف را نشانه بگیرید و در رسانه‌های مختلف فعالیت کنید.

به طور کلی یک مدیر روابط عمومی‌ باید درک درستی از مخاطب‌های خود داشته باشد تا متناسب با آن بهترین استراتژی‌ها را اعمال کرد. هنگامی‌ که شناخت کافی از مخاطب‌ها ایجاد شود، می‌توان از علایق و نگرانی‌های مخاطب اطلاع داشت و برای ارتباط موثر اقدام کرد.

داستان‌پردازی

با شناخت مخاطب می‌توان به درک درستی دست پیدا کرد تا از طریق داستان پردازی ایده‌های تازه‌ای را کشف کرد. از طریق داستان پردازی می‌توان استراتژی‌های مختلفی ایجاد کرد تا ارتباط عمیقی بین سازمان و مخاطب‌ها شکل گیرد. هر چه به نیاز مخاطب بیشتر تسلط داشته باشید، راحت‌تر می‌توانید داستان سرایی کنید.

البته بهتر است که یک ایده کلی برای داستان خود در نظر بگیرید تا ذهن مخاطب متمرکز بماند. اما ساختار داستان چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟ ساختار داستان پردازی برند باید برای مخاطب قابل لمس باشد و از معرفی، بدنه، نقطه اوج و نتیجه‌گیری شکل گرفته باشد. برای ایجاد استراتژی‌های روابط عمومی‌ بهتر است که داستان سرایی‌های مختلف برند‌های بزرگ را بررسی کنید تا ذهنیت بازتری داشته باشید.

روابط رسانه‌ای

برقراری ارتباط موثر با رسانه‌ها یکی از مهم‌ترین عناصر کلیدی است که باید در استراتژی روابط عمومی‌ به آن توجه کرد. با ایجاد روابط موثر با رسانه‌ها می‌توان پیام‌های سازمان را به موقع به اطلاع مخاطب‌ها رساند و به اهداف بازاریابی بهتری دست پیدا کرد. رسانه‌هایی را باید انتخاب کنید که مخاطب‌های هدف شما به آن‌ها علاقه داشته باشند و آن‌ها را دنبال کنند. همچین بهتر است که خودتان با روزنامه نگارها، خبرنگارها و افرادی که در رسانه فعالیت دارند، ارتباط برقرار کنید تا برای برگزاری نشست‌های خبری بهترین‌ها را در اختیار داشته باشید. رصد فضای مجازی نیز در این حوزه جای می‌گیرد که می‌توانید با عملکرد بهتر در رصد فضای مجازی استراتژی بهتر و موثرتری را تدوین نمایید.

تولید محتوا

با تولید محتوای قوی و باکیفیت می‌توانید با مخاطب‌های خود ارتباط بهتری برقرار کنید. محتوا‌های شما می‌تواند شامل مقاله، ویدئو، تصاویر متنوع یا ترکیبی از همه این موارد باشد. اما باید در محتوایی که منتشر می‌کنید دقت زیادی داشته باشید تا به مخاطب ارزش افزوده‌ای داده باشید و نکات و راهنمایی‌های مختلفی انجام دهید. بهتر است از محتواهایی استفاده کنید که در کنار پیش بردن اهداف سازمان و برند، راهنمایی‌های مختلفی هم برای مخاطب داشته باشد. همچنین محتوای خود را شخصی سازی کنید و از صداها و تصاویر شخصی شده استفاده کنید تا نماینگر هویت برند شما باشد. در مسیر تولید محتوای با کیفیت برای روابط عمومی ، پابلیکا در کنار شماست.

مدیریت بحران

مدیریت بحران یکی از مواردی است که باید در سازمان‌ها جدی گرفته شود و روابط عمومی، استراتژی مشخصی برای این موضوع داشته باشد. اگر مدیر روابط عمومی‌ نتوند از قبل برنامه‌ریزی برای مواجه با بحران‌ها داشته باشد، فرصت واکنش نخواهد داشت و همین موضوع می‌تواند سازمان را از اهداف خود دور کند. برای اینکه بتوانید بحران‌های ایجاد شده را مدیریت کنید، نیاز است که ابتدا روابط خوبی با رسانه‌ها داشته باشید و در کمترین زمان، بهترین پاسخ را منتشر کنید. به طور کلی برای مدیریت بحران بهتر است که از قبل با پرسنل روابط عمومی‌ کلاس‌ها و جلسه‌های مختلفی برگزار کرد تا آموزش‌های لازم سپری شوند و در موقعیت‌های بحرانی از آموخته‌ها استفاده کرد.

استفاده از پلتفرم‌های دیجیتال

تکنولوژی روز به روز در حال پیشرفت است و اگر از این موضوع عقب بمانید، ممکن است که حرف زیادی بین برند‌های بزرگ نداشته باشید. استفاده از پلتفرم‌های شبکه‌های اجتماعی به عنوان ابزار قدرتمندی عمل می‌کنند تا بتوان ارتباط موثری با مخاطب‌ها برقرار کرد. هر چه استراتژی روابط عمومی‌ یک سازمان بیشتر بر این باشد که از طریق پلتفرم‌های دیجیتال با مخاطب ارتباط برقرار کند، به احتمال زیاد موفق‌تر خواهد بود و تاثیرگذاری بیشتری را مشاهده خواهیم کرد.

حضور در شبکه‌های اجتماعی مختلف مانند: توییتر، اینستاگرم، لینکدین و دیگر شبکه‌های اجتماعی، برقراری ارتباط مستقیم با مخاطب را فراهم می‌کند و می‌توان در کنار این شبکه‌های اجتماعی، وب سایت متناسب با اهداف سازمان را هم به روزرسانی کرد. هر چه تولید محتوای جذاب و مخاطب پسند بیشتری در شبکه‌های اجتماعی منتشر کرد، شهرت برند بیشتر شده و تاثیرگذاری بر جامعه موفق‌تر خواهد بود.

چگونه استراتژی روابط عمومی‌ را ایجاد کرد؟

برای اینکه بتوان یک عملکرد صحیح و به موقع در برابر بحران‌ها و رسانه‌های مختلف داشت، نیاز است که از قبل برنامه‌ریزی‌های مختلفی برای مدیریت بخش روابط عمومی‌ انجام داد. از این‌رو نیاز است که استراتژی مناسبی اعمال کرد. اما مراحل ایجاد استراتژی روابط عمومی‌ چیست؟

تحلیل و ارزیابی وضعیت فعلی

مدیر روابط عمومی‌ باید به طور دقیق وضعیتی که در حال حاضر سازمان دارد را بررسی کند و متناسب با نقاط قوت و ضعف مجموعه، فرصت‌ها و تهدید‌ها را شناسایی کرده و برنامه‌ریزی انجام دهد. مهم است که وضعیت خود و رقبا را به خوبی بررسی کرد تا پایه تدوین استراتژی روابط عمومی‌ درست بنا شود.

تعیین اهداف و شاخص‌های عملکرد

اهداف سازمان باید مشخص و قابل اندازه‌گیری باشند تا بتوان از طریق شاخص‌های عملکردی نتیجه استراتژی‌ها را مشخص کرد. اهدافی که قابل دسترس هستند و زمان کمی ‌نیاز دارند در الویت خواهند بود.

شناسایی مخاطب

هر استراتژی که نیاز است در سازمان‌ها طراحی شود، نیاز به شناخت مخاطب دارد. مخاطب‌های بخش روابط عمومی‌ در دسته‌بندی‌های مختلفی مانند: مشتری‌های فعلی، مخاطب‌های هدف، سرمایه‌دارها و رسانه‌ها هستند که باید متناسب با شناسایی هر یک از این افراد، بهترین استراتژی را برنامه‌ریزی کرد. اطلاعاتی که از مخاطب‌ها به دست می‌آورید باعث می‌شود تا با نیاز آن‌ها آشنا شوید و استراتژی مناسبی طراحی کنید.

سفارشی‌سازی استراتژی برای پلتفرم‌های مختلف

با توجه به اینکه پلتفرم‌های مختلفی در فضای آنلاین وجود دارند، باید متناسب با هر یک استراتژی متفاوتی ارائه کرد. رویکرد شما برای برنامه‌ریزی محتوا و تعامل با مخاطب نسبت به هر شبکه اجتماعی ممکن است که متفاوت باشد.

تدوین استراتژی

با توجه به ارزیابی که انجام شد و اهدافی که در سازمان مشخص شده است، می‌توان استراتژی تعیین کرد و رویکرد مناسبی در سازمان داشت. اما مرحله تدوین استراتژی هم اهمیت دارد و باید با دقت برای ساز و کار سازمان برنامه‌ریزی انجام داد که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

•  طراحی محتوا
•  انتخاب کانال‌های مناسب
•  زمان‌بندی
•  تخصیص بودجه
•  تعیین معیارهای اندازه‌گیری عملکرد
•  نیروی انسانی

هر یک از موارد گفته شده نیاز دارند که به تنهایی و در کنار سایر برنامه‌های سازمان، هماهنگ شوند تا روابط عمومی،‌ بهترین استراتژی را ارائه کند.

تدوین و توسعه استراتژی روابط عمومی‌ سازمان‌ها با پابلیکا

با توجه به آشنایی که با استراتژی روابط عمومی‌ پیدا کرده‌اید، باید بگوییم که این کار نیاز به تخصص دارد تا سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف بتوانند با برنامه‌ریزی بهتری فعالیت خود را ادامه دهند. مدیریت روابط عمومی، فرآیندی است که باید دانش کافی داشت تا متناسب با اهداف سازمان بهترین رویکرد را انجام داد. پابلیکا به عنوان یکی از مجموعه‌های خدمات‌دهی به کسب و کارهای مختلف، در کنار شما است تا مسئولیت روابط عمومی‌ و ساخت تصویر مثبت از برند شما را برعهده گیرد و بهترین رویکرد را داشته باشد.

پابلیکا علاوه بر اینکه به سود آوری و اهمیت خدمات روابط عمومی‌ اثربخش توجه دارد، خدمات مختلف دیگری مانند: سئو، کمپین‌های بازاریابی، خرید بک لینک و رپورتاژ آگهی را هم ارائه می‌کند. برای اینکه با خدمات این مجموعه بیشتر آشنا شوید با کارشناس‌ها ما ارتباط برقرار کنید. همچنین اگر سوالی درباره استراتژی‌های روابط عمومی‌ دارید که در این متن به آن اشاره نشده است، کافی است که در انتهای همین مطلب و در قالب کامنت با ما در ارتباط باشید.