“چارت روابط عمومی: نقشه‌ای برای مدیریت ارتباطات در سازمان”
چارت روابط عمومی، به‌عنوان راهنمایی برای مدیریت ارتباطات سازمانی، در دنیای امروزی حیاتی است. این راهنما، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارتباطات خود را با استراتژی و هوش تجاری بهبود بخشند و رهبری در بازارهای رقابتی امروزی را به دست آورند. از تشخیص خطرها تا مدیریت بحران، این راهنما به‌روزترین راهبردها و ابزارهای روابط عمومی را ارائه می‌دهد.
در این مطلب با ما همراه باشید تا با چارت روابط عمومی، وظایف، مزایا و انواع آن شنا شوید تا با راهبردهای پیشرو در عرصه روابط عمومی، سازمان خود را به رتبه‌های بالا در بازار رقابتی امروزی برسانید.
چارت روابط عمومی چیست؟
چارت روابط عمومی مانند نقشه‌ای است که ساختار و مسئولیت‌های ارتباطات عمومی درون یک سازمان را به‌وضوح نشان می‌دهد. این نقشه همچون یک راهنما عمل می‌کند که اعضای سازمان را هدایت می‌کند تا وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با ارتباطات عمومی را به‌خوبی درک کنند و به‌طور هماهنگ در این زمینه عمل کنند.
از طرف دیگر، این چارت می‌تواند به منظور توسعه مهارت‌ها و قابلیت‌های افراد و بخش‌های مرتبط با روابط عمومی استفاده شود؛ بدین‌صورت که با در نظر گرفتن بهترین افراد برای وظایف مختلف، به بهبود عملکرد و کارآمدی آن‌ها در این حوزه کمک کند.
به‌علاوه، چارت روابط عمومی با ایجاد شفافیت در نقش‌ها و مسئولیت‌ها، امکان مدیریت بهتر ارتباطات داخلی و خارجی را فراهم می‌کند. با این راهنمای سازمانی، اعضای تیم می‌توانند با آگاهی کامل از وظایف خود، با همکاران دیگر هماهنگی بیشتری داشته و ارتباطات مؤثرتری با انجمن‌ها، رسانه‌ها و مشتریان برقرار کنند.
به این ترتیب، چارت روابط عمومی به‌طور جامع به بهبود عملکرد و توسعه سازمان کمک می‌کند و از هماهنگی و کارآیی بیشتری در سطح سازمانی اطمینان حاصل می‌کند.
وظایف چارت روابط عمومی چیست؟
وظایف چارت روابط عمومی، که به‌عنوان یک نقشه سازمانی برای بخش روابط عمومی در یک سازمان شناخته می‌شود، شامل موارد زیر است:
تعیین نقش و مسئولیت‌ها
تعیین نقش و مسئولیت‌های هر فرد و بخش در سازمان، یکی از مهم‌ترین و ضروری‌ترین وظایف چارت روابط عمومی است. این امر، همواره به‌عنوان پیش‌نیازی اساسی برای سازماندهی و اداره بهتر ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی شناخته می‌شود.
وقتی که هر فرد و بخش از سازمان بادقت، مسئولیت‌ها و نقش خود را در حوزه روابط عمومی مشخص می‌کند، به سازمان کمک می‌شود تا به‌صورت هماهنگ و کارآمدتر با کارکنان ارتباط برقرار کند. این مسئولیت‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- مسئولیت‌های مدیریتی و اجرایی: تعیین کارکردها، نقش‌ها و مسئولیت‌های هر بخش و افراد در حوزه روابط عمومی سازمان، برای بهبود سازماندهی و کارایی در این حوزه، بسیار اساسی است.
- ارتباط با رسانه‌ها: تعیین افراد مسئول برقراری و مدیریت ارتباطات با رسانه‌ها، از جمله وظایف چارت روابط عمومی است. این افراد باید توانایی برقراری ارتباط مؤثر با رسانه‌ها را داشته باشند و در جریان رویدادها و اخبار مرتبط با سازمان باشند.
- مدیریت رویدادها و فعالیت‌های اجتماعی: تعیین مسئولیت‌های مربوط به برگزاری و مدیریت رویدادها، جشنواره‌ها، نمایشگاه‌ها و فعالیت‌های اجتماعی دیگر که به نمایشگاه نیاز دارند نیز، بخش مهمی از چارت روابط عمومی است.
- ارتباط با جامعه و مشتریان: تعیین افراد مسئول برقراری ارتباط با جامعه و مشتریان، از جمله وظایف اصلی چارت روابط عمومی است. این افراد باید نیازها و انتظارات جامعه و مشتریان را درک کنند و برای رضایت آن‌ها تلاش کنند.
با تعیین مسئولیت‌های مشخص برای هر فرد و بخش در سازمان، می‌توان تضمین کرد که ارتباطات روابط عمومی به بهترین شکل ممکن اداره شود و سازمان به‌دنبال دستیابی به اهداف و مأموریت خود باشد.
تشکیل ساختار سازمانی
چارت روابط عمومی به‌عنوان یکی از اجزای اساسی ساختار سازمانی، نقش مهمی در سازماندهی و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی یک سازمان دارد. این چارت یک نقشه یا ساختار سازمانی است که مشخص می‌کند که چه کسانی و چه بخش‌هایی از سازمان مسئول انجام وظایف و فعالیت‌های مربوط به روابط عمومی هستند و چگونه ارتباطات بین آن‌ها باید برقرار شود.
این چارت به بخش‌های مختلف سازمان، مثل بخش روابط عمومی، بخش بازاریابی، بخش ارتباطات داخلی و سایر بخش‌های مرتبط، اجازه می‌دهد تا به یکدیگر مرتبط شوند و هماهنگی لازم برای ارتباطات داخلی و خارجی را فراهم کنند.
این بخش‌ها با تعیین نقش‌ها، مسئولیت‌ها و ارتباطات میان خود، می‌توانند بهبود کارایی و کارآمدی را در ارتباط با مشتریان، رسانه‌ها و جامعه تجربه کنند.
توسعه مهارت‌ها و توانمندی‌ها
چارت روابط عمومی به‌عنوان یک ابزار مهم، نه‌تنها به سازمان کمک می‌کند تا ارتباطات داخلی و خارجی خود را بهبود بخشد، بلکه به توسعه مهارت‌ها و توانمندی‌های افراد و بخش‌های مربوط به روابط عمومی نیز کمک می‌کند.
با تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها در چارت روابط عمومی، افراد از وظایف و مسئولیت‌های خود آگاهی کسب می‌کنند و می‌توانند بهترین عملکرد را در انجام آن‌ها ارائه دهند. این امر باعث افزایش کارایی و کارآمدی در ارتباطات داخلی و خارجی می‌شود و به سازمان کمک می‌کند تا به‌طور موثرتری با جامعه، مشتریان، رسانه‌ها و دیگر همکاران خود ارتباط برقرار کند.
با توجه به تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها، افراد می‌توانند بهبود کارایی خود را تجربه کنند و در عین حال، مهارت‌های خود را توسعه دهند؛ به‌عنوان مثال، افرادی که مسئول ارتباط با رسانه‌ها هستند، می‌توانند مهارت‌های ارتباطی و نوشتاری خود را بهبود بخشند و از تجارب خود در ارتباط با رسانه‌ها بهره‌مند شوند.
به همین ترتیب، افرادی که مسئولیت برگزاری رویدادها و فعالیت‌های اجتماعی را دارند، می‌توانند مهارت‌های مدیریتی و برنامه‌ریزی خود را بهبود داده و تجربه‌های ارزشمندی کسب کنند.
مدیریت بحران
چارت روابط عمومی به‌عنوان یک ابزار مهم در مدیریت بحران‌ها اهمیت زیادی دارد. این چارت، با تعیین نقش و مسئولیت‌های مربوط به بحران و تعیین فرد یا افرادی که مسئول ارتباطات بحرانی هستند، به سازمان این امکان را می‌دهد که در زمان بحران عملکرد مناسبی داشته باشد و بتواند بهترین اقدامات را در مواجهه با بحران‌ها، اجرا کنند.
به‌عنوان مثال، در صورت وقوع بحرانی مانند حادثه‌ای ناگوار یا شایعه‌ای غیرمنتظره که ممکن است به سازمان آسیب برساند، افراد مسئول ارتباطات بحرانی می‌توانند با تعیین استراتژی‌های ارتباطی مناسب، اطلاع‌رسانی به جامعه را مدیریت کنند و از پیشرفت بحران به مردم و رسانه‌ها پیشگیری کنند.
با اضافه‌کردن، این چارت به سازمان کمک می‌کنید تا ارتباط‌های مربوط به سازمان را از پیش تعیین کنید و ارتباطات داخلی و خارجی را بهبود بخشید؛ همچنین، با تعیین مسئولیت‌ها و وظایف مربوط به بحران، افراد مختلف در سازمان از جمله رهبران، روابط عمومی، واحدهای مربوطه و حتی کارکنان، آمادگی واکنش به بحران را تمرین و بهبود می‌بخشند.
معرفی انواع چارت روابط عمومی
حال که با وظایف و مزایای چارت روابط عمومی آشنا شدید، شاید این سوال برای شما پیش آمده باشد که چه نوع چارت روابط عمومی برای سازمان شما کارآمدتر است؟ انواع چارت روابط عمومی می‌تواند بسته به نیازها و ویژگی‌های هر سازمان متفاوت باشد. در اینجا تعدادی از متداول‌ترین چارت‌های روابط عمومی را بررسی می‌کنیم تا متناسب با سازمان خود بتوانید از چارت مناسب بهره ببرید.
چارت روابط عمومی سلسله مراتبی
در این نوع چارت، جایگاه مختلف مدیران و کارکنان روابط عمومی با درجه‌های مختلف در سازمان نمایش داده می‌شود. این نوع چارت به‌طور مطلوب برای نشان دادن ساختار سازمانی و مسئولیت‌های هر فرد یا بخش در روابط عمومی استفاده می‌شود.
چارت روابط عمومی فعالیت محور
در این نوع چارت، فعالیت‌های مختلف روابط عمومی، مانند رویدادها، کمپین‌ها، فعالیت‌های رسانه‌ای و … به همراه مسئولیت‌ها و ارتباطات مربوط به هر فعالیت نمایش داده می‌شود؛ این نوع چارت برای برنامه‌ریزی و مدیریت فعالیت‌های روابط عمومی مفید است.
چارت روابط عمومی موضوعی
در این نوع چارت، مسئولیت‌ها و ارتباطات بر اساس موضوعات و حوزه‌های مختلف روابط عمومی دسته‌بندی می‌شوند. این می‌تواند شامل ارتباطات با رسانه‌ها، مدیریت بحران، رویدادها و فعالیت‌های اجتماعی، و … باشد.
چارت روابط عمومی منطقه‌ای
اگر سازمان فعالیت‌های خود را در مناطق یا ناحیه‌های مختلف دارد، این نوع چارت روابط عمومی نشان می‌دهد که کدام منطقه مسئولیت ارتباطات و روابط عمومی آن منطقه را بر عهده دارد و چگونه ارتباطات بین مناطق مدیریت می‌شود.
چارت روابط عمومی ماتریسی
در این نوع چارت، ارتباطات و مسئولیت‌ها بر اساس یک ماتریس از مخاطبان و فعالیت‌ها سازماندهی می‌شوند. این می‌تواند به‌صورت ترکیبی از سلسله مراتب و موضوعی یا دیگر نوع‌های چارت‌ها باشد و برای سازمان‌هایی با ساختار پیچیده و چندبعدی، مناسب است.
طراحی چارت روابط عمومی و اجرای سیاست‌ها با پابلیکا
همانطور که این چارت روابط عمومی به ما کمک می‌کند تا مسیر واضحی از ارتباطات و مسئولیت‌ها در سازمانمان را دنبال کنیم، باید به یاد داشته باشیم که هر لحظه ارتباطات ما نقش حیاتی در ساختار و عملکرد سازمان دارد. این چارت نه‌تنها یک راهنمایی است، بلکه یک ابزار قدرتمند برای ایجاد هماهنگی، شفافیت و کارایی در ارتباطات عمومی ماست. از این پس، با اعتماد به این چارت و بهره‌گیری از آن، به‌دنبال بهبود و توسعه مداوم در روابط عمومی سازمان خود باشید تا همواره به اهداف و ماموریت‌هایتان نزدیک‌تر شوید.پابلیکا در تمامی این فرآیند همراه شما خواهد بود
اشتراک گذاری این مطلب در :
چارت روابط عمومی با مشخص کردن وظایف و مسئولیت‌ها و سلسله مراتب به سازمان کمک می‌کند تا:
• کارایی و اثربخشی واحد روابط عمومی را افزایش دهد.
• از تداخل وظایف و ناهماهنگی در کارها جلوگیری کند.
• اطلاعات دقیق و به موقع را به مخاطبان ارائه دهد.
• در زمان بحران به‌طور موثر عمل کند.
• اعتماد عمومی را حفظ کند
برای طراحی و پیاده‌سازی یک چارت روابط عمومی، نیاز است که ابتدا نقش‌ها و مسئولیت‌های مربوط به ارتباطات عمومی در سازمان شناسایی شود. سپس، افراد و بخش‌های مربوطه مشخص شده و وظایف آن‌ها در چارت مورد نظر قرار گیرد. در نهایت، چارت روابط عمومی باید به اعضای سازمان ارائه شود و مطمئن شویم که همه اعضا با وظایف و مسئولیت‌هایشان آشنا هستند.
بله، چارت روابط عمومی در زمان بحران مفید است؛ زیرا وظایف و مسئولیت‌ها را مشخص می‌کند و از تداخل وظایف و ناهماهنگی در کارها جلوگیری می‌کند. همچنین با ارائه اطلاعات دقیق و به موقع، به حفظ آرامش و اعتماد عمومی کمک می‌کند.
مسئولیت طراحی و مدیریت چارت روابط عمومی به‌طور معمول بر عهده مدیر روابط عمومی است. به‌دلیل آشنایی با وظایف و فعالیت‌های واحد، آگاهی از ساختار و نیازهای سازمان و توانایی هماهنگی با سایر بخش‌ها
چارت روابط عمومی یک نقشه یا ساختار سازمانی است که نقش و مسئولیت‌های مربوط به ارتباطات عمومی در یک سازمان را تعیین می‌کند. این چارت کمک می‌کند تا وظایف و مسئولیت‌های ارتباطات عمومی در سازمان به شکل واضحی تعیین شده و هماهنگی بین اعضای سازمان در ارتباط با مخاطبان داخلی و خارجی بهبود یابد.
دیدگاهتان را بنویسید