ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی

روابط عمومی، به معنای کارکرد و ارتقای وجهه سازمان، در نزد عموم، سهام‌داران، کارکنان، سرمایه‌گذاران و سایر اشخاص مرتبط است.وجود ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی، راهی برای ارتقا و تقویت جایگاه سازمان است. این فعالیت، اغلب مستلزم برقراری ارتباط با رسانه‌ها یا متخصصان، برای ارائه سازمان، به مؤثرترین شکل ممکن است. همچنین، موجب تلاش هماهنگ، میان جامعه و سازمان، برای ایجاد جامعه‌ای هدفمند و ارتقا تصویر سازمان، می‌شود.

کارشناسان روابط عمومی، به طور خاص، توسط سازمان‌هایی استخدام می‌شوند که تمام تلاش خود را می‌کنند تا تصویر برند سازمان را حفظ کنند. این کارشناسان، تلاش می‌کنند تا ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی را میان سازمان با سهام‌داران، سرمایه‌گذاران، کارمندان، شرکا و…حفظ کنند.

در حقیقت، متخصصان روابط عمومی، علاوه بر ایجاد تصویر یک سازمان، در برند‌سازی، انتشار پیام سازمان و به‌حداقل‌رساندن تبلیغات منفی، نقش مؤثری دارند.

ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی چیست؟

ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی، به‌عنوان مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط با مدیریت و سازماندهی ارتباطات، به‌منظور ایجاد نتایج مطلوب، گفته می‌شود.

ارتباطات درون سازمانی، استراتژی یک سازمان، برای انتقال برند و پیام‌های اصلی آن، به مخاطبان روبه‌رشد، در یک محیط جهانی است. این نوع از ارتباطات، فراتر از روش سنتی روابط عمومی است و از پتانسیل رسانه‌های چاپی، سمعی و بصری و دیجیتال، برای بهبود تصویر سازمان استفاده می‌کند.

در حقیقت، روابط عمومی درون سازمانی، یک ابزار بازاریابی شناخته شده است. بسیاری از سازمان‌ها نیز، متخصصان روابط عمومی را به این منظور، استخدام می‌کنند.

درعین‌حال، ارتباطات و روابط عمومی برون سازمانی و درون سازمانی، اطلاعاتی را که در داخل و خارج سازمان اتفاق می‌افتد، مدیریت می‌کند. این امر، باهدف پیش‌بینی موقعیت‌های آتی یا حل مشکلاتی که قبلاً به وجود آمده است، به نحوی مناسب و کم‌‌هزینه‌تر برای سازمان، انجام می‌شود.

در حقیقت، ارتباطات درون سازمانی، به ارتباطات مربوط به سازمان و مدیریت روابط، اشاره دارد. این نوع از ارتباطات، یک فعالیت ضروری است که چگونگی ایجاد اعتبار و اعتماد با ذی‌نفعان سازمان را تعیین می‌کند.

اهمیت این نوع از روابط، ناشی از نیاز اساسی سازمان، برای دستیابی به سودآوری، تداوم و مدیریت روابط صمیمانه با طرف‌های ذی‌نفع است. همچنین، باعث انتقال حس قوی اخلاقی، اعتماد به مردم و دستیابی به مزیت رقابتی استراتژیک، نسبت به سایر رقبا، می‌شود.

ارتباطات درون سازمانی، نه‌تنها در سازماندهی و مدیریت فعالیت‌های داخلی و خارجی سازمان، بلکه در ایجاد انگیزه در کارکنان، برای بهره‌وری بیشتر نیز، مؤثر است.

رابطه میان روابط عمومی و ارتباطات درون سازمانی

کارکردهای ارتباطات درون سازمانی و روابط عمومی، نسبتاً مشابه هستند؛ اگرچه اهداف و تاکتیک‌های هر دو، متفاوت و یا حتی متناقض است.

اگر ارتباطات سازمانی، از قواعد خاصی، در ارتباطات داخلی و خارجی پیروی کند، یکپارچگی سازمان را ارتقا می‌دهد و فضای کمی برای خلاقیت باقی می‌گذارد؛ از سوی دیگر، روابط عمومی با خلاقیت، تصویر مطلوب یک سازمان را ارتقا می‌دهد. اگرچه هر دو روش ارتباطی، بسیار متفاوت هستند، اما نقش مهمی در موفقیت یک سازمان دارند.

ارتباطات سازمانی، به دلیل ایجاد یک درک عمومی و مثبت از سازمان و همچنین، ایجاد یک کانال ارتباطی مؤثر، اهمیت بسیاری دارد. همچنین، فرهنگ و هویت سازمانی را منعکس کرده و حس شهروندی واقعی را درون افراد، ایجاد می‌کند.

ارتباطات شرکتی یک محیط سازمانی سالم، یک برند و تصویر مناسبی از سازمان ایجاد می‌کند. همچنین، در ساده‌ترین شکل خود، مکانیزمی برای توسعه و مدیریت روابط با مردم یا سهام‌داران است که می‌تواند، بر اثربخشی کلی سازمان، تأثیر بگذارد.

وظایف کارشناسان ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی

کارشناسان ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی، وظایف متعددی از جمله: مدیریت بحران، ایجاد ارتباطات جهانی و استفاده از ابزارها و فناوری‌های ارتباطی را بر‌عهده دارند. برخی دیگر از وظایف کارشناسان ارتباطات درون سازمانی، به شرح زیر است:

ایجاد خط مشی ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی

متخصصان ارتباطات درون سازمانی، وظیفه دارند یک خط‌مشی ارتباطی در سازمان، ایجاد کنند. این خط‌مشی ارتباطات و روابط درون سازمانی، پس از تدوین، تصویب شده و با تمام بخش‌های سازمان، به اشتراک گذاشته می‌شود.

انتشار بیانیه‌های مطبوعاتی و اطلاعیه‌ها

یکی دیگر از وظایف کارشناس ارتباطات درون سازمان، تهیه گزارش‌های سازمانی است. گاهی اوقات، سخنرانی برای مدیران و بیانیه‌های مطبوعاتی، باید توسط کارشناسان بخش ارتباطات و روابط عمومی تهیه شود. در این فرایند، آنها این فرصت را دارند که تصویر مثبتی از سازمان، محصول یا خط‌مشی ارائه دهند.

مدیریت تبلیغات

یکی دیگر از وظایف مسئول ارتباطات، ارسال پیام در مورد فعالیت‌ها و محصولات سازمان، به رسانه‌ها و جامعه است. برنامه‌ریزی کمپین رسانه‌ای نیز و پاسخ به سؤالات مطبوعات و مردم نیز، بخشی از وظایف اصلی یک کارشناس ارتباطات درون سازمانی است.

حفظ روابط اجتماعی

یک متخصص ارتباطات سازمانی، باید روابط خود را با نهادهای خارجی حفظ کند. علاوه‌برآن، از او انتظار می‌رود که روابط خوبی با رقبا و افراد جامعه، ایجاد کند. این روابط، شامل ارتباط بین سازمان و آژانس‌های خارجی نیز، می‌شود که بخش مهمی از حفظ روابط اجتماعی است.

انتشارات

یکی دیگر از مسئولیت‌های کارشناس ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی، انتشارات است. این فعالیت شامل: تولید فیلم‌های سازمانی و تبلیغاتی، تولید و انتشار مجلات داخلی، تولید بروشورهای تبلیغاتی و سازمانی و… است.

۷ اصل روابط عمومی و ارتباطات درون سازمانی

هفت اصل مهم، در ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی وجود دارد که کارشناسان، در هنگام انجام وظایف خود، باید آن‌ها را در نظر بگیرند. در ادامه، به بررسی این ۷ اصل، می‌پردازیم.

راست‌گویی

کارشناسان ارتباطات درون سازمانی، ملزم به گفتن حقیقت هستند تا عموم مردم بدانند، در سازمان چه می‌گذرد. همچنین، باید تصویر دقیقی از عملکرد و برنامه‌های سازمان، ارائه دهند تا افراد، از اقدامات سازمانی، با‌خبر شوند.

عمل‌گرایی

ارتباطات سازمانی و روابط عمومی، تنها باید از طریق عمل‌کردن بیان شود. درک عمومی از یک سازمان، ۹۰ درصد به آنچه سازمان انجام می‌دهد و ۱۰ درصد به آنچه درباره آن صحبت می‌کند، بستگی دارد.

بررسی درخواست‌های ذی‌نفعان

روابط عمومی و ارتباطات سازمانی در یک سازمان، موظف به گوش‌دادن به پیشنهادهای گروه‌های ذی‌نفع است. آن‌ها باید دائماً نظر مردم و ذی‌نفعان را در مورد سازمان را رصد کنند و بدانند مردم چه می‌خواهند.

پیش‌بینی واکنش‌های عمومی

مدیران ارتباطات و روابط عمومی سازمان، باید واکنش‌های عمومی را پیش‌بینی کنند و برای اقدامات سازمانی که ممکن است، ایجاد مشکل کنند، پیش‌قدم شوند؛ چرا که اگر در این مورد، مدیریت بحران نداشته باشند، ممکن است سازمان، با مشکلاتی روبرو شود.

بهره‌مندی از تمامی توانمندی‌ها

کارشناسان روابط عمومی یک سازمان، باید طوری ارتباط برقرار کنند که گویی کل سازمان، به آن‌ها وابسته است؛ چرا که ارتباطات درون‌سازمانی، یک عملکرد مدیریتی است. هیچ استراتژی سازمانی، نباید بدون درنظرگرفتن تأثیر آن بر مردم، اجرا شود. کارکنان ارتباطات و روابط عمومی سازمان، باید مهارت‌های لازم برای رسیدگی به موقعیت‌های مختلفی را که معمولاً در طول عملیات سازمان به وجود می‌آید، داشته باشند.

انتخاب کارشناسان مناسب

ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی، به معنای درک این است که شخصیت واقعی یک سازمان، در افراد آن، بیان می‌شود. تمامی نظرات، اعم از نظرات خوب یا بد، در مورد یک سازمان، توسط گفتار و عملکرد کارکنان آن سازمان، شکل می‌گیرد؛ بنابراین، هر کارمند فعال یا بازنشسته درگیر ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی است.

حفظ آرامش و خونسردی در ارتباطات درون سازمانی

کارشناسان ارتباطات و روابط عمومی سازمانی، باید دارای ویژگی‌های شخصیتی، برای حفظ آرامش، صبر و حسن‌نیت در شرایط نامطلوب باشند. در جوامع امروزی، به دلیل ازدیاد سازمان‌ها، کنترل این مورد، امری دشوار است؛ اما باید این نکته را در نظر داشته باشید که انتخاب کارشناسان خونسرد و منطقی برای سازمان، می‌تواند تأثیر بسزایی در پیشرفتتان داشته باشد.

چرا استفاده از ارتباطات و روابط درون سازمانی اهمیت دارد؟

دلایل مثبت زیادی برای گنجاندن یک استراتژی روابط عمومی درون سازمانی، در برنامه‌ریزی کلی ارتباطات داخلی سازمان، وجود دارد. برخورد با مخاطبان داخلی، به‌عنوان ذی‌نفعان ارزشمند، می‌تواند به ایجاد اعتماد و بهبود سطوح تعامل کارکنان کمک کند.

یک برنامه‌ریزی برای ارتباطات درون سازمانی قوی، به بهبود روابط عمومی خارجی سازمان نیز، کمک می‌کند. اگر چهره سازمان، با آنچه کارکنان شما تجربه می‌کنند مطابقت نداشته باشد، می‌تواند کارمندان را نسبت به سازمان، بی‌اعتماد کند. پس با وجود روابط درون سازمانی مؤثر، می‌توانید با آنان گفتگو کنید و در صدد رفع نیاز‌های آنان برآیید.

وجود روابط عمومی درون سازمانی، به سازمان در جهت ساخت یک برند، کمک کرده و باعث ایجاد ارتباطی کارآمد، با کارمندان خواهد شد. کمک می‌کند تا برند داخلی خود را بسازید و با کارمندان خود به روشی معتبر و معنادار ارتباط برقرار کنید.

با وجود ارتباطات و روابط عمومی درون سازمانی، سازمان شما به مکانی عالی برای کار تبدیل شده و باعث وفاداری کارمندان و ارتقا خدمات سازمان می‌شود.

کلام آخر

تعامل و برقراری ارتباط مستمر با افراد درون سازمان ، کلیدی‌ترین عامل در موفقیت سازمان است. با شناخت نیازها و مشکلات مخاطبان و به اشتراک گذاری محتواهای مفید و جذاب، ارتباط قوی‌تری با آن‌ها برقرار می‌کنید، تا کارمندانی وفادار و راضی داشته باشید.”پابلیکا ” یک شرکت مشاوره در حوزه خدمات بازاریابی و تبلیغات با تکیه بر اصول روابط عمومی است تا به شما در هرچه بهتر دیده شدن کمک کند. برای ارتباط با پابلیکا می‌توانید از طریق سایت مجموعه  https://publica.ir/ و بخش رسانه ثبت سفارش خود را انجام بدهید یا از طریق شماره  ۰۲۱۸۸۰۶۵۸۰۷ با ما تماس بگیرید،  تا با کمترین هزیه بهترین بازخورد تبلیغات را داشته باشید.