ارتباطات و روابط عمومی برون سازمانی

یکی از جدیدترین شاخه‌های علوم اجتماعی مربوط به روابط عمومی و نقش آن در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف می‌شود. علمی که از آن به عنوان دستاورد قرن بیست نیز یاد می‌شود. علمی که اگر به درستی در یک سیستم اجرا شود می‌تواند همگرایی درون سازمانی و برون سازمانی بی‌نظیری ایجاد کند. بخش روابط عمومی در هر کسب و کار معمولا شامل دو قسمت بیرونی و درونی است که هر کدام وظایف و تعاریف مختص خود را دارند. آنچه قرار است در این مقاله به آن پرداخته شود، روابط عمومی برون سازمانی است.

روابط عمومی برون سازمانی تمام فعالیت‌هایی که در خارج از چهار چوب سازمان انجام می‌شود اما به نوعی به هدف نهایی سازمان ارتباط دارد را شامل می‌شود. افرادی که به عنوان عضوی از تیم ارتباطات برون سازمانی یک کسب و کار در حال فعالیت هستند باید  نسبت به تمام اخبار، رقبا، مخاطبان، مشتریان، شایعات و … آگاه باشند و در مقابل آن‌ها بهترین تصمیمات را بگیرند. ما را همراهی کنید تا مفهوم روابط عمومی برون سازمانی را به شکلی دقیق‌تر مورد بررسی قرار دهیم.

معرفی ارتباطات سازمانی و انواع آن

یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که در هر سازمان و ارگانی باید مورد توجه ویژه‌ای قرار بگیرد، قسمت روابط عمومی است. یک کسب و کار خوب برای این که به اهداف خود نزدیک شود، باید ارتباطات قوی و موثری با رقبا، مشتریان، مخاطبان و همکاران خود داشته باشد. وظیفه برقراری این ارتباط بر عهده تیم روابط عمومی یک شرکت است که خود از چندین بخش مهم تشکیل شده است.

روابط عمومی برون سازمانی یکی از مهم‌ترین قسمت‌های بخش روابط عمومی یک کسب و کار است. اما برای آشنایی با آن ابتدا باید با مفهوم ارتباطات سازمانی آشنا شوید. این مفهوم هر نوع ارتباطی که برای دست‌یابی به اهداف یک کسب و کار و در محیط آن انجام شود را شامل می‌شود. حال نوع هدف شرکت مورد نظر می‌تواند روش برقراری این ارتباطات را مشخص کند.

به طور کلی ارتباطات سازمانی سه هدف کلی دارند:

• انتقال اطلاعات
• ایجاد هماهنگی
• به اشتراک گذاری احساسات و عواطف

همچنین خوب است بدانید که این ارتباطات سازمانی انواع مختلفی هم دارند که شامل چند مورد زیر می‌شود:

• ارتباطات غیررسمی و رسمی
• ارتباطات نوشتاری و شفاهی
• روابط عمومی برون سازمانی و درون سازمانی
• روابط عمومی جهت‌دار

آشنایی با روابط عمومی برون سازمانی

هدف اصلی این مقاله، معرفی روابط عمومی برون سازمانی و بررسی میزان اهمیت آن در موفقیت یک کسب و کار است. زیرا یک شرکت موفق علاوه بر داشتن روابط عمومی درون سازمانی، باید این قابلیت را داشته باشد که با محیط اطراف خود هم در ارتباط باشند. بزرگ‌ترین شرکت‌های تولید کننده در جهان و موفق‌ترین کسب و کارها زمانی به اهداف خود نزدیک شدند که توانستند با جهان اطرافشان ارتباطی مستقیم و تاثیرگذار برقرار کنند. بنابراین اگر مالک یک کسب و کار هستید، فراموش نکنید که گسترش بخش روابط عمومی برون سازمانی می‌تواند شرکت شما را در جهت برندسازی، برتری نسبت به رقبا، اعتمادسازی بین مشتریان، گسترش فعالیت در نقاط مختلف جغرافیایی و … توسعه دهد.

روابط عمومی برون سازمانی در یک کسب و کار بخش‌های زیادی را شامل می‌شود. برای مثال ارتباط برقرار کردن با مشتریان، رقابت با شرکت‌های هم‌رده، برقراری ارتباط با همکارانی که به صورت دورکار عضو تیم هستند و … جزو اموری هستند که در این قسمت مورد توجه قرار می‌گیرد. اما مهم‌ترین مواردی که شامل بخش ارتباطات برون سازمانی یک شرکت می‌شود به تفکیک شامل این چند مورد است:

• دولت
• رقبا
• مردم (مشتریان و مخاطبان)
• وسایل و کانال‌های ارتباط جمعی

به طور کلی می‌توان گفت روابط عمومی برون سازمانی تمام مسائل مربوط به ارتباطات سازمان با دنیای خارج را پوشش می‌دهد. همچنین این بخش در راستای حفظ رابطه‌ای قوی و عمیق با مشتریان و تقویت برند مورد نظر نیز فعالیت‌های زیادی انجام می‌دهد.

ویژگی‌های بخش روابط عمومی برون سازمانی

یک سازمان موفق برای اینکه بتواند تصویر منسجمی از خود داشته باشد، باید برای تمام فعالیت‌های بخش روابط عمومی برون سازمانی خود یک لحن فراگیر ایجاد کرده باشد. فراموش نکنید که لحن انتخابی باید کاملا متناسب با اصول اخلاقی، ماموریت و هدف سازمان و صنعتی که در آن فعالیت می‌کند باشد. همچنین خوب است بدانید که برای موفقیت بخش روابط عمومی برون سازمانی، تیم مورد نظر باید طبق دستورالعمل‌هایی روشن درباره کیفیت و نحوه برقراری ارتباط با مشتریان عمل کنند. در این صورت است که می‌توانند افزایش مشتریان خود را تماشا کنند.

کسب و کارهایی که موفقیتی مداوم را در سال‌های متوالی کسب کرده‌اند، سازمان‌هایی بودند که مدیران آن‌ها بیشترین شناخت را از تمام امور داشته است. یکی از ویژگی‌های بخش روابط عمومی برون سازمانی این است که به بخش مدیریت کمک می‌کند تا شناخت خوبی نسبت به رقبا، بازار اقتصادی موجود، آینده بازار، سلیقه مخاطبین، توان مالی آن‌ها و … پیدا کند. این شناخت محصول شکوفایی و بالندگی یک روابط عمومی خوب و موفق در یک سازمان است. در واقع یک تیم ارتباطات سازمانی خوب، تیمی است که مدیر خود را نسبت به ریزترین و جزئی‌ترین اتفاقات پیرامون سازمان مطلع کند. بنابراین می‌توان این گونه نتیجه گرفت که اگر بخش روابط عمومی یک سازمان، تمام ویژگی‌های لازم را داشته باشد و به وظایف خود عمل کند، باعث می‌شود تا سایر بخش‌های سازمان نیز طبق برنامه پیش بروند و مسیر رسیدن به اهداف نهایی را هموارتر کنند.

وظایف بخش روابط عمومی برون سازمانی

عموما مدیران موفق افرادی هستند که کسب و کار خود را از زوایای مختلف مورد بررسی قرار می‌دهند. توجه به محیط داخلی و روابط درون سازمانی همان قدری اهمیت دارد که ارتباطات برون سازمانی حائز اهمیت است. برای اینکه شما به عنوان یک مدیر نمونه بتوانید از رقبای خود پیشی بگیرید، باید در راستای استخدام نیروهایی ماهر و باتجربه در زمنیه روابط عمومی برون سازمانی اقدام کنید. این کارشناسان مبتکر و بااستعداد با جامعه اطراف خود در تعامل هستند و از کنش‌ها و واکنش‌های آن‌ها الهام می‌گیرند. در واقع آن‌ها گوشی برای شنیدن انتقادات و نظرات سازنده مخاطبان خود دارند و این موضوع می‌تواند روی بهبود عملکرد سازمان موثر واقع شود.

تیم روابط عمومی برون سازمانی وظیفه دارد تا مخاطبان خود را شناسایی کند و سپس آن‌ها را نسبت امور و مسائل سازمان مورد نظر آشنا کند. آن‌ها مردم را با توجه به ارزش‌های حاکم بر جامعه به سمتی ارشاد و راهنمایی می‌کنند که نسبت به سازمان مورد نظر دیدگاه مثبتی داشته باشند. انتشار مقالات مختلف، تبلیغات درست، تولید محتواهای انگیزشی و آموزشی، طرح سوال و ارائه پاسخی قانع کننده برای آن و … جزو مواردی هستند که تیم ارتباطات برون سازمانی یک کسب و کار برای نفوذ در افکار عمومی انجام می‌دهد.

بررسی دیگر وظایف این بخش

• سنجش و هدایت افکار و سلیقه عموم مردم به سمت سازمان
• ایجاد زمینه مناسب برای همکاری مردم با سازمان و استفاده بهینه از آن
• تشکیل جلسات سخنرانی، سمینارها و برگزاری نمایشگاه‌های مختلف و هیجان انگیز
• تنظیم برنامه‌هایی متعدد برای بازدید مخاطبان از سازمان
• برقراری ارتباط با دیگر تیم‌های روابط عمومی جهت استفاده از تجربیات آن‌ها و مشاوره
• امکان برقراری تماس تلفنی مخاطبان با سازمان برای ارئه نظرات و پیشنهادات
• ساخت حساب کاربری در شبکه‌های اجتماعی مختلف و برقراری ارتباطی آشکار با مخاطبان
• بیان اهداف، عقاید، گرایش‌ها، رفتار‌ها و افکار داخل سازمان به مخاطبین
• ارائه خدمات مشاوره‌ای و هم‌فکری با مدیریت سازمان

ارتباطات برون سازمانی، یکی از کلیدهای موفقیت یک کسب و کار

جایگاه یک سازمان در جامعه در گرو عملکرد بخش روابط عمومی برون سازمانی آن کسب و کار است. این بخش مانند یک آینه برای سازمان‌ها و ارگان‌های مختلف عمل می‌کند و جایگاه واقعی آن‌ها در محیط را به تصویر می‌کشد. ضمن اینکه تا حد زیادی می‌تواند در بهبود و بقای این جایگاه موثر واقع شود. کافی است کمی به شرکت‌ها و سازمان‌های معروف و موفقی که در اطرافتان درحال فعالیت هستند نگاه کنید. در این صورت متوجه خواهید شد که شناخته شده‌ترین برندها حاصل فعالیت یک تیم روابط عمومی قوی هستند.

اینکه مردم درباره کسب و کار شما چه نظری داشته باشند، چقدر محصول تولیدی شما را دوست داشته باشند یا اصلا چقدر با سازمان و محصولات شما آشنایی داشته باشند، تماما به عملکرد این تیم در برون سازمانی بسنگی دارد. بنابراین بهتر است این وظیفه خطیر و مهم را به دست افرادی بسپارید که در این زمینه تحصیل کرده‌اند و از تجربیات و اطلاعات زیادی برخوردار هستند.